Import

Présentation de l’import RiaShop

Bienvenue sur l’outil d’import de RiaShop ! Que vous ayez un site e-commerce et/ou Yuto, il vous permet d’intégrer des fichiers avec beaucoup de données en peu de temps. Cet outil est puissant et, comme une voiture de course, il nécessite une prise en main pour le maîtriser. C’est parti pour la présentation !

👉 Cet article est illustré avec un compte Yuto Business mais il n’y a pas de différence pour les comptes E-Commerce. Cependant, les comptes Yuto Essentiel n’ont pas accès à toutes les fonctionnalités.

Pour plus de clarté, nous avons divisé l’article en 3 parties :

 


 

La page Import

Commençons donc cette présentation avec la page « Import ». Lorsque vous arrivez sur cette page, vous observez d’abord 3 blocs avec différentes informations. En détails :

  • Dans le bloc de gauche « Démarrer un import » 1, choisissez les différentes options d’import.
    • À commencer par, le contenu de votre import 2. Vous avez alors le choix entre : Produits, Comptes clients, Stocks et Catégories de produits.
    • Ensuite, le mode de transmission du fichier 3. Vous pouvez le transmettre depuis votre ordinateur, une URL ou un Serveur FTP.
    • Puis, le type d’action 4. Ici, vous avez le choix entre : Ajout uniquement, Ajout et mise à jour, Mise à jour uniquement et Suppression.
    • Et enfin, le bouton « Importer » 5  permet de passer à la configuration de l’import. Il est toujours visible mais est inactif tant que vous n’avez pas choisi toutes les options précédentes.

ℹ️ Les comptes Yuto Essentiel peuvent uniquement importer des comptes clients et n’ont pas accès aux autres options.

  • Dans le bloc du milieu, « Télécharger un exemple de fichier à importer » 6, vous pourrez télécharger un fichier exemple au format .CSV dès que vous aurez choisi le contenu que vous souhaitez importer.
  • Dans le bloc de droite « Bien préparer votre fichier » 7, consultez les prérequis pour la préparation de votre fichier 8. Sélectionnez le contenu à importer pour afficher les champs obligatoires liés à chaque contenu. Cliquez sur le bouton « Consulter la notice » 9 pour télécharger une notice au format pdf.

ℹ️ Sur les comptes Yuto Essentiel ce bouton « Consulter la notice » vous redirige vers l’article d’import de comptes clients.

Présentation Import RiaShop - Site d'aide RiaShop / Yuto

Sous ces 3 blocs, retrouvez vos imports classées en fonction de leur statut 10. En détails :

  • Dans les Imports sauvegardés, retrouvez vos imports en cours de configuration. Cliquez sur le lien du fichier pour reprendre la configuration.
  • Dans les Imports en cours, suivez l’avancement des imports en cours de traitement.
  • Dans les Import terminés, consultez l’état de votre import et en cas d’erreur téléchargez le rapport d’import.

Maintenant, pour chaque ligne d’import vous pouvez visualiser les informations suivantes :

  • Le nom du fichier 11 est cliquable et permet de reprendre la configuration d’un import sauvegardé. Pour les autres statuts, il permet de télécharger le fichier importé
  • Le type de contenu importé 12.
  • La date et l’heure de création de l’import 13.
  • Le type d’action réalisé pour cet import 14.
  • L’état de l’import 15. Vous pourrez retrouver les états suivants : Sauvegardé, En attente, En cours de traitement, Finalisé, Attention, Erreur.
  • Finalement, la croix 16 permet de supprimer la ligne d’import.

⚠️ Attention ! Uniquement pour les Imports sauvegardés, cliquer sur la croix supprime entièrement l’import.

Liste des imports RiaShop - Site d'aide RiaShop / Yuto

 

Nous avons fait le tour de la page « Import » passons maintenant à la page de configuration.

 


 

La configuration de l’import

Dès que vous débutez un import? vous arrivez sur la page de configuration. Elle peut faire peur mais ne vous inquiétez pas, tout vas bien se passer 😉. Passons en revu les différents éléments que vous retrouvez sur cette page.

En haut, visualisez l’import en cours avec les informations liés à cet import 1. En dessous, retrouvez une note avec un lien vers la notice d’import 2.

⚠️ Faites attention car si vous cliquez sur la croix vous supprimez totalement votre import.

Page de configuration de l'import RiaShop - Site d'aide RiaShop / Yuto

ℹ️ Dès que vous chargez un fichier dans l’outil d’import, il est automatiquement sauvegardé.

À partir de là, nous entrons dans le vif du sujet avec le tableau de correspondances 3. Dans ce tableau, retrouvez les colonnes de votre fichier 4, un aperçu des données de ce fichier 5 et la destination dans RiaShop et Yuto 6.

Configuration Import RiaShop - Site d'aide RiaShop / Yuto

🙋‍♂️ Que représentent les symboles à gauche du tableau ? Le panneau signifie que vous avez une correspondance et/ou une action à réaliser et le rond signifie que tout est fait.

Vous pouvez également observer que les colonnes de votre fichier sont triées dans différentes catégories. Vous retrouverez, au maximum, les 3 catégories suivantes :

  • Les correspondances à établir 7. L’import n’a pas réussi à faire une correspondance automatique entre les colonnes de votre fichier et les champs de RiaShop et Yuto. Vous devez donc choisir cette correspondance pour chaque colonne de votre fichier présentes dans cette catégorie. En fonction de la correspondance choisie, une ou plusieurs actions supplémentaires vous seront peut être demandées. Voir ci-dessous.
  • Les actions à effectuer 8. L’import a automatiquement fait les correspondances entre les colonnes de votre fichier et les champs de RiaShop / Yuto. Cependant des actions supplémentaires sont requises. Ces actions sont souvent spécifiques à chaque type de contenu et sont détaillées dans les différents articles d’import. Par exemple, dans l’illustration ci-dessous vous devez définir sur les données du fichier de comptes clients sont utilisées pour l’adresse de facturation et/ou l’adresse de livraison.
  • Les correspondances trouvées 9 : L’import a automatiquement fait les correspondances entre les colonnes de votre fichier et les champs de RiaShop / Yuto.

Hormis pour les comptes Yuto Essentiel, vous devez choisir quel champ obligatoire est l’identifiant des données importées 10. Cet identifiant doit être unique pour chaque ligne de données votre fichier afin que toutes vos lignes soient bien importées.

ℹ️ Pour les catégories « Actions à effectuer » et « Correspondance trouvées », même si l’import a automatiquement effectué les correspondances, vérifiez que tout est bon pour vous.

Correspondance et actions de l'import RiaShop - Site d'aide RiaShop / Yuto

Pour finir avec la configuration, retrouvez en bas de page 3 boutons d’action :

  • Tout d’abord, le bouton « Enregistrer » 11 permet de sauvegarder votre travail à tout moment.
  • Ensuite, le bouton « Annuler » 12 permet de supprimer l’import en cours de configuration.
  • Et enfin, le bouton « Importer » 13 permet de lancer l’import de votre fichier. Sous ce bouton, retrouvez le nombre de correspondances et d’actions à effectuer avant de pouvoir importer votre fichier.

Boutons d'actions de l'import RiaShop - Site d'aide RiaShop / Yuto

🙋‍♂️ Pourquoi le bouton « Importer » apparaît en gris ? Le bouton « Importer » n’est pas cliquable tant que vous n’effectuez pas toutes les correspondances et actions.

Maintenant, allons faire un tour du côté de la page des rapports.

 


 

La page Rapports

Clôturons cette présentation avec la page « Rapports ». Ici, retrouvez les rapports de chaque import terminé 1. En outre, ces rapports vous permettent d’identifier les éventuels erreurs d’import.

Pour chaque ligne d’import retrouvez les informations suivantes :

  • Tout d’abord, le nom du fichier importé 2. Cliquez dessus pour visualiser les paramètres effectués pour cet import.
  • Ensuite, le type de contenu importé 3.
  • Puis, l’action réalisée 4.
  • Après cela, visualisez le nombre de lignes du fichier ainsi que le nombre de lignes traitées. Et éventuellement le nombre de lignes en erreur 5.
  • Ensuite, l’état de l’import 6.
  • Puis, les dates et heures de début et de fin de l’import 7.
  • A côté, visualisez le compte qui a effectué l’import 8.
  • Et enfin, le bouton « Rapport » 9. Cliquez dessus pour télécharger et consulter le rapport d’import au format .CSV.

Page Rapports d'import RiaShop - Site d'aide RiaShop / Yuto

 

Cette présentation touche à sa fin et vous êtes toujours là 😀. Merci d’avoir pris le temps de lire cet article, maintenant vous êtes prêt à passer à l’action ! Rassurez-vous, nous restons à vos côtés pour vous guider.

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