Grâce à l’outil d’import de RiaShop vous pouvez importer un grand nombre de données via des fichiers. Dans cet article, nous allons apprendre à importer de stocks. Avant toute chose, si il s’agit de votre premier import, nous vous recommandons de lire la présentation de l’outil d’import. Cela vous permettra de mieux appréhender le fonctionnement de l’import. Afin d’optimiser la réussite de votre import, nous commencerons par quelques conseils sur la préparation de votre fichier. Ensuite, nous détaillerons la procédure d’import.
👉 Notez que nous illustrons cet article avec un compte Yuto Business. L’outil est identique pour les comptes Entreprise ainsi que RiaShop E-Commerce.
Préparation du fichier d’import
Avant de vous lancer, la première chose à faire est de bien préparer votre fichier. Ce travail peut paraître fastidieux, mais il est primordial pour la réussite de votre import. Le temps que vous allez passer sur votre fichier, vous le gagnerez très largement lors de la configuration. Ce qui n’est pas négligeable ! Voici donc quelques conseils et règles à suivre :
- Tout d’abord, votre fichier ne doit pas dépasser 64Mo et RiaShop accepte uniquement les formats suivants : .XLS .XLSX et .CSV.
- Ensuite, vous pouvez utiliser un fichier existant, que vous exportez de votre ERP par exemple. Ou alors, vous pouvez le créer de toute pièce et pour cela, vous pouvez vous appuyer sur notre fichier exemple au format .CSV.
ℹ️ Pensez à supprimer la ligne 2 de ce fichier pour ne pas ajouter l’exemple à votre import 😉.
- Quoi qu’il en soit, votre fichier doit être encodé en UTF8 pour éviter les erreurs de caractères spéciaux. Vous pouvez aussi passer vos cellules au format Texte pour ne pas perdre le 0 au début des références produit par exemple.
- Maintenant, une des étapes les plus importantes. Vérifiez l’exactitude de vos données pour avoir un fichier propre et facile à importer.
- Ensuite, pensez à inclure au moins 1 des 3 identifiants obligatoires pour chaque ligne de votre fichier. À savoir : la référence du produit, le dépôt et le stock disponible.
- Enfin, conservez les titres des colonnes de votre fichier en première ligne, ils ne seront pas importés mais ils permettront de faire les correspondances lors de la configuration.
ℹ️ Lorsque vous êtes prêts à importer vos stocks, réalisez un import de test avec une copie du fichier comprenant seulement 2 ou 3 lignes pour vous faire la main.
Import du fichier de stocks
Étape 1 Ouvrez l’outil d’import
Étape 1.1 Pour commencer à importer vos stocks, connectez-vous sur l’administration RiaShop. Ensuite, cliquez sur le bouton « Créer » 1 dans l’entête pour ouvrir la pop-up de création rapide.
Étape 1.2 Dans la pop-up, cliquez sur « Importer » 2 pour ouvrir la page « Imports ». Ainsi vous pourrez charger votre fichier dans RiaShop.
Étape 2 Chargez le fichier d’import
Étape 2.1 Tout d’abord sur la page import, choisissez le contenu à importer. Pour cela, cliquez sur la liste déroulante 3 et sélectionnez « Stocks » 4.
Étape 2.2 Ensuite, choisissez le mode de transmission du fichier. Pour cela, cliquez sur la liste déroulante 5 et sélectionnez l’option de votre choix.
- Si vous sélectionnez « À partir d’un fichier », vous avez deux méthodes pour charger le fichier. Vous pouvez soit, faire un glisser-déposer du fichier dans l’encadré bleu 6.
Soit, cliquez sur « Sélectionnez un fichier » 6 pour ouvrir l’explorateur de votre ordinateur. Puis, rechercher le fichier et cliquez sur « Ouvrir » 7.
- Lorsque vous sélectionnez « À partir d’une URL », il vous suffit de saisir l’URL du fichier dans le champ dédié 6.
- Enfin, lorsque vous sélectionnez « À partir d’un serveur FTP », vous devrez renseigner les informations du serveur 6. À savoir : Serveur FTP (Nom du serveur), Nom d’utilisateur, Mot de passe et Chemin vers le fichier.
Étape 2.3 En dessous, choisissez le type d’action à réaliser pour cet import. Pour cela, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez l’option de votre choix 8.
Étape 2.4 Enfin, cliquez sur « Importer » 9. Vous passez ainsi à la configuration de l’import de stocks.
Étape 3 Configurez l’import de stocks
Étape 3.1 C’est parti pour configurer l’import de stocks ! Pour commencer, faites les correspondances entre les colonnes de votre fichier et les champs de RiaShop. Pour cela, cliquez sur chaque liste déroulante et sélectionnez l’option de votre choix 10. Selon les correspondances sélectionnées, vous devrez peut-être effectuer des actions supplémentaire (cf étape 3.2).
#Riastuce. Dès que vous importez un fichier, RiaShop enregistre les correspondances établies. Donc si vous importer à nouveau un fichier avec les mêmes noms de colonnes les correspondances se feront automatiquement.
🙋♂️ Que faire si je ne trouve pas de correspondance ? Si vous ne trouvez pas de correspondance dans la liste, vous avez deux solutions. La plus simple est de sélectionner l’option « Ne pas importer » dans la liste. Ou alors vous pouvez créer un champ personnalisé dans RiaShop.
Étape 3.2 Maintenant, réalisez les actions à effectuer. Pour l’import de stocks, vous devez uniquement choisir le type d’identifiant pour les champs « Référence produit » et « Référence dépôt ». Pour cela, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez l’option de votre choix 11.
Étape 3.3 Pour finir, vérifiez une dernière fois que toutes les correspondances vous conviennent. Si c’est le cas, cliquez sur « Importer » 12 pour lancer votre import !
Dès lors, vous pouvez retourner sur la page import pour vérifier le statut de votre import. Par la suite, vous pourrez également télécharger le rapport si des erreurs sont constatés.
🍾 Félicitations, vous venez d’importer votre fichier de stocks ! Pour les e-commerces, les stocks se synchronisent automatiquement avec votre boutique en ligne. Tandis que pour Yuto, chaque utilisateur devra synchroniser l’application sur son appareil mobile pour que les stocks se mettent à jour.