Import

Importer des comptes clients dans RiaShop

Dans cet article, apprenez à importer des comptes clients à partir d’un fichier. Si c’est votre premier import nous vous recommandons de consulter la présentation de l’import pour connaitre les différentes notions de cet outil. Vous êtes prêt ? C’est parti !

Afin d’optimiser la réussite de votre import, nous commencerons par quelques conseils de préparation. Ainsi, cet article se compose comme suit :

👉 Cet article est illustré avec un compte Yuto Business mais, la procédure est identique pour RiaShop E-Commerce et Yuto Essentiel. À noter que certaines fonctionnalités ne sont pas accessible sur Yuto Essentiel.

 


 

Préparation du fichier d’import

 

Bien préparer votre fichier est un travail primordial pour faciliter son import. Ce travail peut parfois paraître fastidieux, mais le temps que vous allez y passer, vous le gagnerez lors de la configuration de l’import. Donc ne le négligez pas ! Pour vous aider voici quelques règles/conseils à suivre :

  • Tout d’abord, RiaShop accepte uniquement les fichiers aux formats .XLS .XLSX et .CSV. Et votre fichier ne doit pas dépasser 64Mo !
  • Vous pouvez exporter un fichier d’une gestion commerciale ou autre source, ou bien créer votre fichier de toute pièce. Pour cela, voici un fichier exemple au format .CSV.

    ℹ️ Pensez à supprimer la ligne 2 de ce fichier pour ne pas ajouter notre mascotte à votre liste de client 😉.

  • Lorsque vous ouvrez votre fichier, mettez les cellules en Texte, cela évitera notamment de perdre le 0 au début des numéros de téléphone ou des codes postaux.
  • Ensuite, vérifiez l’exactitude de vos données pour avoir un fichier propre et facile à importer.
  • Pensez à bien inclure au moins 1 des 3 identifiants obligatoires pour chaque ligne de compte de votre fichier. A savoir : le code client et/ou l’email et/ou le Siret.
  • Enfin, conservez les titres des colonnes de votre fichier en première ligne, ils ne seront pas importés mais ils permettront de faire les correspondances lors de la configuration.

Lorsque vous êtes prêts à importer votre fichier, nous vous conseillons de faire une copie de votre fichier avec seulement 2 ou 3 lignes de comptes pour tester l’import. Il sera pus facile de vérifier les données de 3 comptes que de 312 !

 


 

Import du fichier de comptes clients

 

Étape 1 Rendez-vous sur l’outil d’import

Connectez-vous sur votre administration RiaShop puis, cliquez sur la rubrique « Import » 1.

Accéder à la rubrique Import de RiaShop - Centre d'aide RiaShop et Yuto

 

Étape 2 Chargez votre fichier d’import

 

  • Étape 2.1 Choisissez le contenu

Pour commencer, choisissez le contenu de votre import en sélectionnant « Comptes clients » dans la liste déroulante 2.

Sélectionner l'import de comptes clients - Centre d'aide RiaShop et Yuto

ℹ️ Les comptes Yuto Essentiel peuvent uniquement importer des comptes clients.

 

  • Étape 2.2 Choisissez le mode de transmission

Ensuite, choisissez le mode de transmission du fichier en cliquant sur la liste déroulante « Choisir une source » 3. Vous avez alors le choix entre les trois options : À partir d’un fichier, d’une URL ou d’un Serveur FTP.

Choisir mode de transmission fichier comptes clients - Centre d'aide RiaShop et Yuto

 

1. À partir d’un fichier : Dans ce cas, déposez directement votre fichier dans l’encadré bleu 4.

Déposer le fichier de comptes clients dans RiaShop - Centre d'aide RiaShop et Yuto

Ou bien, cliquez sur « Sélectionnez un fichier » 4 pour ouvrir l’explorateur de votre ordinateur. Puis, recherchez votre fichier et cliquez sur « Ouvrir » 5.

Sélectionner fichier de comptes clients depuis un ordinateur - Centre d'aide RiaShop et Yuto

 

2. À partir d’une URL : Dans ce cas, saisissez ou copiez-collez votre URL dans le champ « URL du fichier » 4.

Saisir URL du fichier de comptes clients - Centre d'aide RiaShop et Yuto

 

3. À partir d’un Serveur FTP : Dans ce cas, remplissez les champs d’identification 4 : Serveur FTP (Nom du serveur), Nom d’utilisateur, Mot de passe et Chemin vers le fichier.

Saisir les informations du serveur pour import fichier comptes clients - Centre d'aide RiaShop et Yuto

 

  • Étape 2.3 Choisissez un type d’action

Maintenant, choisissez le type d’action à réaliser pour cet import en cliquant sur la liste déroulante « Choisir une action » 6. Puis, sélectionnez l’option de votre choix.

Choisir type d'action pour import de comptes clients - Centre d'aide RiaShop et Yuto

 

  • Étape 2.4 Importez votre fichier

Enfin, cliquez sur « Importer » 7 pour démarrer la configuration de votre import de comptes clients.

Cliquer sur Importer pour débuter la configuration de l'import de comptes clients - Centre d'aide RiaShop et Yuto

 

Étape 3 Configurez votre import de comptes clients

 

  • Étape 3.1 Sélectionnez un profil par défaut

Pour commencer la configuration, sélectionnez un profil par défaut 8. Ce profil détermine le type de compte que vous importez pour toutes les lignes de votre fichier. Vous pouvez ignorer cette étape ou ajouter un colonne « Droits d’accès » à votre fichier pour déterminer ce profil ligne par ligne. Cela permet d’importer plusieurs profils en même temps.

Choix du profil par défaut dans la configuration de l'import RiaShop - Aide Yuto Business

 

  • Étape 3.2 Établissez les correspondances

Ensuite, établissez les correspondances pour les colonnes de votre fichier que l’import n’a pas automatiquement reconnu. Pour cela, cliquez sur la liste déroulante « Sélectionner une correspondance » 9 et choisissez l’option qui vous convient.
Correspondances à faire dans la configuration de l'import RiaShop - Aide Yuto Business

ℹ️ En fonction des correspondances sélectionnées, vous devrez peut-être effectuer des actions supplémentaires, comme détaillé plus bas.

🙋‍♂️ Que faire si je ne trouve pas de correspondance ? Si vous ne trouvez pas de correspondance dans la liste, sélectionnez simplement « Ne pas importer » 9. Vous pouvez choisir cette option pour toutes les colonnes de votre fichier que vous ne souhaitez pas importer.

Ne pas importer une colonne dans la configuration de l'import RiaShop - Aide Yuto Business

 

  • Étape 3.3 Effectuez les actions

Continuez avec la catégorie Actions à effectuer. Vérifiez que les correspondances faites par l’import vous conviennent 10 puis, effectuez les différentes actions demandées. Par exemple, déterminez si les données de votre fichier sont utilisées pour l’adresse de facturation, l’adresse de livraison ou les deux 11.

Actions à réaliser dans la configuration de l'import RiaShop - Aide Yuto Business

Pour certaines destinations dans RiaShop comme, « Civilité » ou « Droits d’accès », vous devrez ajouter des correspondances supplémentaires. Exemples :

  • Dans votre fichier, vous renseignez les civilités M et Mme. Pour les faire correspondre à Monsieur et Madame dans RiaShop et Yuto, precisez que M correspond à Monsieur et Mme à Madame.
  • Mais aussi, vous identifiez vos clients par Pro et Particulier dans votre fichier. Faites les correspondre avec RiaShop et Yuto en précisant que Pro correspond à Client Professionnel et Particulier à Client Particulier.

Pour cela, cliquez sur le lien « Ajouter un correspondance » puis, sélectionnez une correspondance dans la liste déroulante. Ensuite, préciser à quelle(s) donnée(s) ce champ correspond dans votre fichier 12.

ℹ️ Pour un même champ RiaShop, vous pouvez renseigner plusieurs correspondances en séparant les données par une virgule. Exemple : pour le champ « Madame » vous pouvez indiquer « Mme, Me, Mad » (avec ou sans espace après la virgule).

Correspondance avancée dans la configuration de l'import RiaShop - Aide Yuto Business
Autre possibilité. Vous pouvez assigner un commercial pour chaque compte client que vous importez. Pour cela, ajoutez une colonne « Représentant » à votre fichier et indiquez 1 des 3 identifiants suivants (utilisez le même pour chaque compte) :

  • Le code du représentant
  • L’adresse mail du représentant
  • L’identifiant RiaShop du représentant (Consultez : « Retrouver l’identifiant RiaShop d’un compte »)

ℹ️ Le(s) représentant(s) doi(ven)t être existant(s) dans RiaShop.

Ensuite, dans la configuration choisissez le type d’action 13 puis, l’identifiant 14 du ou des représentant(s).

Attribution d'un représentant aux comptes clients dans la configuration de l'import RiaShop - Aide Yuto Business

 

  • Étape 3.4 Choisissez un identifiant de compte

Dernière ligne droite avant d’importer, choisissez un identifiant pour vos comptes clients parmi les champs obligatoires présents dans votre fichier 15.

Choix de l'identifiant de compte client dans la configuration de l'import RiaShop - Aide Yuto Business

ℹ️ Pour les comptes Yuto Essentiel cette étape n’existe pas. L’import détecte automatiquement l’identifiant.

 

  • Étape 3.5 Importez vos comptes clients

Nous y voilà, le moment tant attendu est arrivé ! Vérifiez une ultime fois que toutes les correspondances et actions faites, et que tout vous convient. C’est le cas ? Alors, cliquez sur le bouton « Importer » 16 pour lancer l’import !
Import des comptes clients dans RiaShop - Aide Yuto Business
Dès lors, vous revenez en haut de la page de configuration. Ainsi, vous pouvez suivre l’évolution de l’état de votre import 17 et visualiser un message de succès avec un lien pour revenir sur la page Import 18.

Changement de l'état de l'import de comptes clients dans RiaShop - Aide Yuto Business

Si votre fichier est volumineux, vous pourrez observer une barre de progression avancer au fur et à mesure 19.

Avancement d'un import en cours de traitement dans RiaShop - Aide Yuto Business

 

🍾 Félicitations, vous avez importé votre fichier de comptes clients ! Retrouvez-les dans la rubrique « Comptes ». Au cas où vous auriez rencontré une erreur, consultez le rapport d’import.

👉 Pour Yuto Business, tous les comptes clients importés seront considérés comme des Suspects dans l’application tant qu’aucune action ne sera réalisée. Il faudra donc les contacter ou leur attacher des devis et/ou des commandes pour qu’ils passent en Prospects ou en Clients.

 

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