Créer des devis dans Yuto est, sans équivoque, la fonctionnalité la plus importante de l’application. Ainsi, nous nous devons de vous expliquer en détails le process de création afin que vous puissiez le maitriser à la perfection.
Tout d’abord, et c’est le cas pour toutes les pièces de ventes éditables, Yuto enregistre automatiquement les devis dès que vous ajoutez au moins un produit. Tant que vous remplissez cette condition, vous pouvez quitter votre devis à tout moment sans craindre de perdre que vous avez saisie. Et ainsi le reprendre à tout moment.
Aussi, Yuto enregistre les devis en local sur votre appareil. Ainsi, vous n’avez pas besoin de vous connecter à internet pour créer des devis. En revanche, vous devrez obligatoirement et logiquement vous connecter à internet pour les synchroniser.
Enfin, le devis, comme les autres pièces, dispose de nombreux droits et configuration en administration. Cela permet d’activer ou de désactiver certaines fonctionnalités. Ne soyez donc par surpris de voir des fonctionnalités que vous n’avez pas actuellement, car nous allons tout détailler dans ce tuto.
Sommaire :
- Créer un nouveau devis
- Compléter les informations générales
- Attacher un client
- Ajouter des produits
- Modifier les produits devis
- Compléter les informations de livraison
- Choisir le mode de règlement
- Ajuster le Pipe Commercial
- Signer le devis
Créer un nouveau devis
Pour créer des devis dans l’application Yuto, vous avez plusieurs solutions, à savoir :
- Depuis la page d’accueil. Dans ce cas, cliquez sur le raccourci « Nouveau devis » 1.
- Depuis le menu. Pour cela, cliquez sur l’icône « Menu » 1 dans l’entête, puis cliquez sur l’entrée « Pièces de vente » 2 pour ouvrir le sous-menu. Ensuite, cliquez sur « Devis » 3 et enfin, cliquez sur « Nouveau » 4.
- Depuis la liste des devis. Dans ce cas, ouvrez la liste des devis et cliquez sur le bouton « + » 1 en bas à droite de l’écran.
- En dupliquant un devis ou une commande existante. Pour cela, n’hésitez pas à consulter le tutoriel dédié à la duplication d’une pièce de vente.
Compléter les informations générales du devis
Maintenant que vous savez comment créer un devis, voyons comment le compléter. Commençons avec les informations générales. Ici, vous pouvez compléter jusqu’à deux champs, à savoir : « Référence client » et « Commercial ».
- Le champ « Référence client » vous permet de renseigner le numéro de pièce du client. Pour cela, cliquez sur le champ 1 et saisissez la référence souhaitée.
- Le champ « Commercial » n’est pas accessible pour tout le monde. En effet, seuls les managers et administrateurs peuvent l’éditer. Pour ce faire, cliquez sur le champ 2 pour ouvrir le menu déroulant puis, sélectionnez le commercial à associer 3.
Attacher un client au devis
Ensuite, attachez un client à votre devis. Pour ce faire, cliquez sur la barre de recherche 1 et recherchez le compte que vous souhaitez associer. Par la suite, cliquez sur « Sélectionner » 2 pour valider votre choix.
ℹ️ Lorsque des produits sont déjà présents dans le devis, une modale apparaît après le clic sur « Sélectionner » pour confirmer votre choix.
Vous pouvez également créer un nouveau compte en cliquant sur « Créer un prospect » 3.
Ajouter des produits
Maintenant, ajoutez des produits au devis grâce aux différentes options disponibles :
- La barre de recherche 9 vous permet de chercher un ou plusieurs produits rapidement grâce à leur nom ou leur référence. Ensuite, parmi les résultats, saisissez la quantité des produits que vous souhaitez ajouter dans le sélecteur de quantité 10 puis, appuyez sur « Ajouter » 11.
#Riastuce : Vous pouvez saisir des quantités sur plusieurs produits et appuyer une seule fois sur « Ajouter ». Ainsi, tous les articles avec une quantité de 1 ou plus s’ajoutent au devis.
- Le scan de code-barres 12 vous permet d’ajouter des produits grâce à leur code-barre. Vous pouvez alors saisir les codes-barres à la main. Ou bien les scanner depuis l’application ou via une douchette. Pour en apprendre plus sur cette fonctionnalité, nous vous recommandons l’article pour ajouter des produits grâce au scan de code-barres.
- Les boutons d’ajout 13 vous donnent accès à différents modes d’ajout de produits. Vous pourrez en retrouver jusqu’à 4 et nous dédions un article complet pour chacun d’entre eux. Ainsi, vous pouvez apprendre à ajouter des produits via :
Modifier les produits dans le devis
Après avoir ajouté des produits au devis, vous pouvez réaliser plusieurs actions sur ces derniers. Premièrement, vous pouvez ajuster les quantités en appuyant sur le champ quantité 14 de chaque produit. Ensuite, via les 3 points sur les produits 15, vous avez accès à plusieurs actions supplémentaires. À ce sujet, nous vous recommandons l’article dédié pour découvrir quelles sont les actions disponibles.
Enfin, vous pouvez modifier l’ordre des produits dans le devis. Pour cela, effectuez un long appui sur un produit et glissez-le ou vous le souhaitez.
Compléter les informations de livraison
Plus bas, vous pouvez modifier l’adresse de livraison du client. Pour cela, dans le widget « Adresses », appuyez sur « Modifier » 16 sous l’adresse de livraison. Ensuite, appuyez sur l’adresse de livraison souhaitée 17 puis, appuyez sur « Sélectionner cette adresse » 18 pour valider.
En dessous, vous pouvez choisir une date de livraison en appuyant sur le champ « Date de livraison souhaitée » 19. Ensuite, dans sur le calendrier qui s’affiche, sélectionnez une date 20 puis, appuyez sur « Ok » 21 pour valider. Aussi, si vous disposez de plusieurs dépôts de stockage éligibles dans les pièces de vente, vous pouvez sélectionner le dépôt de votre choix. Pour cela, appuyez sur la liste déroulante « Dépôt » 22 et sélectionnez l’option de votre choix. Dès lors, dans le pop-up de confirmation qui apparaît, appuyer sur « Oui » 23 pour valider votre choix.
Choisir le mode de règlement et saisir un commentaire
Dans le widget « Règlement », vous avez la possibilité de sélectionner le mode de règlement du devis en cochant la case correspondante 24. À condition bien sûr que plusieurs options soient disponibles. Puis, en dessous, vous pouvez saisir un commentaire en appuyant dans le champ dédié ou sur le micro 25.
Ajuster le Pipe Commercial
Maintenant, vous pouvez ajuster le pipeline commercial pour définir les opportunités de convertir le devis en commande. Pour cela, vous avez deux options :
- La première est d’appuyer sur les listes déroulantes 26 et de sélectionner l’option de votre choix.
- La seconde est de faire glisser les indicateurs sous les listes déroulantes 27 jusqu’à trouver l’option de votre choix.
Signer le devis
Pour finir, lorsque le client est prêt à valider le devis, faites le signer. Pour cela, tout en bas du devis, appuyez sur « Signer » 28 pour ouvrir le pop-up des CGV. Laissez le client en prendre connaissance et demandez-lui d’accepter ces CGV 29 pour ouvrir le pop-up de signature. Dès lors, appuyez sur la liste déroulante « Signataire » 30 et sélectionnez le contact qui va signer. Ensuite, faites signer le client dans la zone prévue à cet effet 31 puis, appuyez sur « Valider » 32.
?♀️ Pourquoi le pop-up de CGV ne s’affiche pas ? Si vous ne voyez pas les CGV, c’est qu’elles ne sont pas paramétrées dans l’administration RiaShop.
⚠️ Important : Un devis est obligatoirement signé par une personne physique. En conséquence, lors de la signature d’un devis pour un client particulier, vous pouvez sélectionner directement le client comme contact dans le pop-up de signature. En revanche, pour un client professionnel, qui est une personne morale, vous devrez obligatoirement créer et sélectionner un contact.
Parfait, vous venez de créer un devis dans Yuto. Il se transforme alors en commande et vous pouvez synchroniser l’application pour transmettre la commande dans RiaShop. Tant que vous ne synchronisez pas l’application, ou qu’elle ne se synchronise pas automatiquement, vous pouvez modifier la commande. En revanche, dès qu’elle est synchronisée, vous ne pouvez plus la modifier.
Comme nous le disions en introduction de cet article, il s’agit là d’un devis « par défaut ». Selon la configuration de votre Yuto, certaines sections vues ici seront peut-être absentes pour vous. Et à l’inverse, vous en aurez probablement que nous n’aurons pas évoqué, comme les champs personnalisés qui sont propres à votre utilisation.